Відповідно до частини 3 статті 64 Господарського кодексу України підприємство самостійно визначає свою організаційну структуру, встановлює чисельність працівників і штатний розпис.
Штатна чисельність працівників – це встановлений на перше число звітного періоду роботодавцем склад працівників (персонал), з якими укладено трудовий договір (контракт) відповідно до затвердженого роботодавцем переліку посад (з урахуванням вакантних), в якому зазначено розмір окладу для конкретної посади.
Питання, пов’язані з обліком штатних працівників, регулюються Інструкцією зі статистики кількості працівників, затвердженою наказом Державного комітету статистики від 28.09.2005 року № 286 (далі – Інструкція № 286), дія якої поширюється на всі юридичні особи, їх філії, представництва та інші відокремлені підрозділи, а також на фізичних осіб – підприємців, які використовують найману працю.
В облікову кількість штатних працівників включаються усі наймані працівники, які уклали письмово трудовий договір (контракт) і виконували постійну, тимчасову або сезонну роботу один день і більше, а також власники підприємства, якщо, крім доходу, вони отримували заробітну плату на цьому підприємстві (пункт 2.1 розділу 2 Інструкції № 286).
Згідно з підпунктом 2.4.6 пункту 2.4 розділу 2 Інструкції № 286 до облікової кількості включаються штатні працівники, прийняті для заміщення працівників, які тимчасово відсутні (через хворобу, відпустку у зв’язку з вагітністю та пологами, відпустку по догляду за дитиною до досягнення нею віку, встановленого чинним законодавством або колективним договором, та з інших причин).
В облікову кількість працівників включаються також працівники, які були тимчасово відсутні, зокрема, з таких причин: – перебувають у відпустках у зв’язку з вагітністю та пологами (підпункт 2.5.8 пункт 2.5 розділу 2 Інструкції № 286); – перебувають у відпустках для догляду за дитиною до досягнення нею віку, передбаченого 1иним законодавством або колективним договором підприємства, включаючи тих, які усиновили новонароджену дитину безпосередньо з пологового будинку (підпункт 2.5.9 пункту 2.5 розділу 2 Інструкції № 286).
Таким чином, при заповненні реквізиту «Штатна чисельність працівників» таблиці 1 додатка 4 до Порядку формування та подання страхувальниками звіту щодо сум нарахованого єдиного внеску на загальнообов’язкове державне соціальне страхування, затвердженого наказом Міністерства фінансів України від 14.04.2015 року № 435, враховуються, як працівники, які перебувають у відпустці по вагітності та пологах, так і інші особи, працевлаштовані на їх місця